Email là công cụ giao tiếp cực kỳ quan trọng và phổ biến trong công việc. Email không chỉ dùng để trao đổi thông tin mà còn tạo ấn tượng tốt. Chồ sẽ tổng hợp đến bạn những cách mở đầu email tiếng Anh sao cho thật tự nhiên.
1. Cách xưng hô khi viết email tiếng Anh
1.1. Email không cần trang trọng
Hi [tên]
Hello [tên]
Good morning/afternoon/evening [tên],
1.2. Email cần trang trọng
Dear [tên],
Dear Mrs. [họ], dùng khi bạn biết rằng người nhận là phụ nữ đã kết hôn.
Dear Mr. [họ], – dùng khi bạn biết rằng người nhận là nam, dù đã kết hôn hoặc chưa.
Dear Miss. [họ], – dùng khi bạn biết rằng người nhận là phụ nữ chưa kết hôn.
Dear Ms. [họ], – dùng khi bạn không chắc người nhận là phụ nữa kết hôn hay chưa.
Đọc thêm:
- 9 câu nói khích lệ bằng tiếng Anh
- 7 cách cảm ơn bằng tiếng Anh ngoài “thank you”
- 10 câu chúc sinh nhật bằng tiếng Anh ý nghĩa
- 8 cách chúc may mắn bằng tiếng Anh ngoài “good luck”
2. Cách chào đầu khi viết email tiếng Anh
2.1. Email cần trang trọng
How’s everything going on your end? – Mọi thứ sao rồi?
How are you? – Bạn khoẻ chứ?
How have you been? – Bạn dạo này sao rồi?
2.2. Email trang trọng
I hope you are doing well. – Hy vọng bạn vẫn khỏe.
I hope this email finds you well. – Hy vọng email này sẽ đến được với bạn.
Lưu ý: Hạn chế viết tắt trong một email trang trọng.
3. Mô tả mục đích viết email
Just checking in to see if + mệnh đề (phù hợp hơn trong ngữ cảnh không cần trang trọng) – Tôi chỉ muốn kiểm tra là
Ví dụ: Just checking in to see if you received my last email. – Tôi chỉ muốn kiểm tra là bạn đã nhận được email mới nhất từ tôi chưa?
Regarding [chủ đề], + mệnh đề – Bàn về
Ví dụ: Regarding your inquiry about the new software, please find the detailed information below. – Bàn về yêu cầu một phần mềm mới của bạn, hãy tham khảo thông tin chi tiết dưới đây.
I am reaching out regarding + danh từ – Tôi muốn trao đổi về
Ví dụ: I am reaching out regarding the upcoming team meeting. – Tôi muốn trao đổi về cuộc họp nhóm sắp tới
I would like to inform you that + mệnh đề – Tôi muốn thông báo với bạn là
Ví dụ: I would like to inform you that our report has been finalized. – Tôi muốn thông báo đến bạn rằng bản báo cáo đã được hoàn thiện.
I am writing to discuss + danh từ – Tôi viết email để thảo luận với bạn về
Ví dụ: I am writing to discuss the pay raise you offered me. – Tôi viết email trao đổi về mức nâng lương mà bạn đã đề xuất cho tôi.
4. Một số cách mở đầu khác
Thank you for your prompt response. – Cảm ơn phản hồi nhanh từ bạn.
Thank you for your information. – Cảm ơn về thông tin của bạn.
My apologies for the late response. – Xin lỗi vì tôi đã phản hồi trễ.
5. Ví dụ cách mở đầu một email tiếng Anh hoàn chỉnh
5.1. Email tiếng Anh không cần trang trọng
[Xưng hô] Hi Emily,
[Chào hỏi] How’s everything going on your end? [Mục đích viết] I would like to ask if you can join the meeting this evening? – Mọi thứ bên bạn vẫn ổn chứ? Tôi muốn hỏi là bạn có tham gia vào buổi họp tối nay không?
5.2. Email tiếng Anh cần trang trọng
[Xưng hô] Dear Ms. Nguyen,
[Chào hỏi] I hope you are doing well. [Mục đích viết] I am writing to discuss the time for our appointment next week. – Hy vọng bà vẫn khỏe. Tôi viết email để thảo luận thời gian cho buổi họp tuần tới.
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm các viết email tiếng Anh khác tại How to start and finish an email bởi British Council. Bài viết chia sẻ tường tận ý nghĩa của từng câu nói, tình huống sử dụng, ví dụ cụ thể và bài tập thực tế.
6. Thực hành viết mở đầu email tiếng Anh
Bạn hãy chuyển email này sang tiếng Anh bằng những cấu trúc đã gợi ý ở trên trong phần bình luận nhé.
6.1. Email tiếng Anh trang trọng
Chào ông Smith,
Tôi hy vọng email này sẽ tìm được đến ông. Tôi viết email này để hỏi xem ông có thể đến gặp chúng tôi vào 8h sáng thứ Hai tuần sau được không?
6.2. Email tiếng Anh không cần trang trọng
Chào Sarah,
Dạo này bạn sao rồi? Tôi muốn hỏi bạn có thể giúp tôi tổ chức một buổi tiệc cuối năm cho cty tôi không?
Những kiểu mở đầu email tiếng Anh tự nhiên trên phù hợp với nhiều ngữ cảnh. Chọn cách mở đầu thích hợp sẽ giúp bạn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp với đối phương. Hãy áp dụng chúng và bạn sẽ thấy hiệu quả giao tiếp mà chúng mang lại. Chúc bạn thành công.